Una delle attività più importanti e frequenti della nostra agenzia è l’organizzazione e la comunicazione degli eventi. Qualsiasi cliente, che sia un brand, un politico o un’associazione, non può limitarsi a comunicare tramite i canali digital o affidarsi solo ad affissioni e spot radio-televisivi, ma deve alimentare la propria presenza sul territorio attraverso eventi e manifestazioni pubbliche.
Il valore aggiunto di queste iniziative è molto spesso sottovalutato. Il primo vantaggio è quello di creare nuove relazioni che possono favorire lo sviluppo di un’azienda sul territorio, aumentare il bacino di sostenitori di un politico o attivare sinergie tra pubblico e privato in vista di partnership future. Un evento, però, può essere anche un’arma a doppio taglio se non è gestito in maniera efficiente ed è sprovvisto di una comunicazione in grado di farne percepire il valore.
Il nostro lavoro consiste proprio nel curare tutta la parte organizzativa, partendo dagli aspetti più prettamente tecnici (regia, streaming, audio, ecc.) e finendo con la promozione su tutti i canali di comunicazione, interni ed esterni. In questo articolo del nostro blog vogliamo però soffermarci sul “dietro le quinte”, ovvero sulla lista di cose che per noi non possono mancare per un evento pubblico perfettamente riuscito. Sono dettagli quasi invisibili agli occhi dello spettatore, ma che fanno davvero la differenza in termini di immagine del cliente.
Il cervello di un evento: la regia
Tutto quello che vedete in un evento come un TEDx, un grande comizio politico o un webinar online, passa dal “cervellone” della regia. In genere i compiti di regia vengono affidati a una o più persone che, oltre a gestire tutti gli aspetti tecnici (inquadrature, volume dei microfoni, diretta streaming, ecc.), possono anche dare anche indicazioni ai relatori su come veicolare il proprio messaggio, aiutandoli, ad esempio, a creare la storyboard del proprio intervento.
Quando il cliente ci chiede di occuparci della regia di un evento in presenza, la nostra prima preoccupazione è trovare uno spazio comodo, “nascosto” e funzionale dove poter collocare tutta la nostra attrezzatura. Le grandi sale eventi, come cinema e teatri, hanno ovviamente delle stanze dedicate esclusivamente alla regia, che ti permettono di gestire in assoluta tranquillità e quasi simultaneamente luci, audio, connessione internet e inquadrature.
Ma non sempre si può beneficiare di strutture così attrezzate, soprattutto se l’evento si svolge all’aperto o in location non abituate ad ospitare manifestazioni pubbliche.
In questi casi diventa essenziale effettuare uno o più sopralluoghi per individuare l’angolo migliore per la regia e dotarsi autonomamente di un mixer, un software streaming e computer di buona qualità in modo da gestire il grande flusso dati. Il regista dovrà comunque essere vicino al cuore dell’evento per poter intervenire in caso di problemi tecnici, senza però essere troppo invasivo.
Tra i compiti della regia c’è inoltre quello di preparare il materiale accessorio dell’evento come sotto pancia, grafiche, sigle e brevi video da proiettare e fornire supporto per la proiezione delle slides.
Luci, microfoni, camere: l’importanza del sopralluogo
Il sopralluogo non è importante solo per capire dove collocare la regia. A noi serve soprattutto per conoscere nel dettaglio la sala che ospiterà l’evento, verificando il livello di luminosità, l’effettivo funzionamento dell’impianto audio, la presenza o meno della connessione internet e valutando in generale gli spazi dentro i quali dovremo muoverci.
La buona riuscita di una manifestazione pubblica passa sempre dalla qualità della luce e dell’audio. Per questo motivo consigliamo sempre al cliente di fare almeno una prova nei giorni precedenti all’evento per capire come intervenire in caso di scarsa luminosità o di un impianto audio non all’altezza. Può essere necessario, ad esempio, posizionare dei faretti o delle luci a led sul palco o sostituire i microfoni.
Per quanto riguarda l’audio, ad esempio, noi spesso decidiamo di utilizzare le nostre casse e i nostri microfoni. Conosciamo bene la loro qualità e soprattutto, in caso di problemi, sappiamo come intervenire.
Il sopralluogo, infine, serve anche a scegliere la posizione delle camere e le varie inquadrature da effettuare. Se il cliente, inoltre, ci richiede la copertura totale dell’evento dobbiamo individuare gli spazi giusti per la camera fissa, cercando di non interferire con la visuale degli spettatori o di ostruire eventuali uscite di sicurezza. L’operatore dovrà comunque muoversi in piena comodità, gestendo senza problemi eventuali cambi delle batterie e tutte le altre operazioni fondamentali per una buona ripresa video.
Comunicare bene grazie ad una corretta suddivisione dei ruoli
Il nostro compito, però, non si esaurisce con la parte più strettamente tecnico-organizzativa. Per creare davvero valore durante un evento devi saperlo comunicare. Minds si occupa anche di tutta la parte di comunicazione pre, durante e post evento, redigendo, ad esempio, i comunicati stampa, gestendo i rapporti con i media, curando la comunicazione social ed effettuando il reportage foto e video.
Si tratta di operazioni molto complesse, soprattutto quando devi lavorare sotto stress e fare fronte agli imprevisti (alzi la mano chi non ha mai avuto un problema di qualsiasi tipo che ha modificato l’organizzazione di un evento!). Per gestire tutto quanto in maniera efficiente, è indispensabile dividere i compiti tra i vari membri dell’agenzia e gli organizzatori.
Il sovraccarico di lavoro, infatti, può portare a sviste ed errori in grado di danneggiare l’immagine del cliente e compromettere il buon esito di un evento.
Durante gli eventi la nostra attività è organizzata in questo modo:
- Responsabile regia, diretta streaming e rapporti con i relatori;
- Responsabile comunicazione social ed eventuali interviste agli ospiti;
- Responsabile foto e video;
- Responsabile relazioni con stampa e media.
- Staff di supporto logistico e organizzativo
Al di là, poi, della suddivisione dei ruoli cerchiamo sempre di coordinarci prima dell’evento, effettuando dei briefing dettagliati dove decidiamo che contenuti proporre, che tipo di attrezzatura ci serve e il messaggio che vogliamo promuovere confrontandoci, ovviamente, con il cliente.
Se vuoi organizzare un evento o un comizio pubblico prendiamoci un caffè e scegliamo insieme il format, il concept e la location giusta per te.
